Tietosuojaseloste

Asiakastietojen tallettaminen ja käyttö Y-Säätiö-konsernissa

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispäivämäärä 8.9.2016

1. Rekisterinpitäjä

Y-Säätiö-konserniin kuuluvat yritykset Y-Säätiö sr ja Kiinteistö Oy M2-Kodit.

PL 322, 00531 Helsinki
käyntiosoite: Pitkänsillanranta 3 A, 00530 Helsinki
puhelin: 09 7742 5500

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Y-Säätiö-konsernin tietosuojavastaava on konsernilakimies Timo Mutalahti.

Asiakastietorekisteristä vastaa vuokraustoiminnan johtaja Eeva Tammisalo.

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa asiakaspalveluun,
puhelin 09 7742 5500, osoite Pitkänsillanranta 3 A, PL 322, 00531 Helsinki.

3. Rekisterin nimi

Y-Säätiö-konsernin asiakastietorekisteri (jäljempänä rekisteri).

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Asiakassuhde vuokraus- ja kiinteistönpitoliiketoiminnassa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten:

  • asiakkaan tietojen ylläpito,
  • vuokrareskontran ylläpito,
  • asuntojen kunnossapito,
  • vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä,
  • vuokrasopimusten päättäminen,
  • ARA-vuokra-asuntojen asukasvalintaan ja vuokranmääritykseen kuuluvat vuokranantajan velvoitteet,
  • asumisen tukeminen kuten asumisneuvonta,
  • asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt,
  • asumiseen liittyvän informaation lähettäminen.

Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten toiminnan kehittämiseen sekä markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen rekisteröityä kiinnostavaksi häntä koskevia tietoja analysoimalla.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).

Asunnon hakemiseen ja asiakkuuden alkamiseen liittyvät tiedot kuten

  • asiakasnumero, asiakkuuden alkupäivämäärä, samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä, kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset,
  • asunnon tarvetta koskevat tiedot kuten tiedot nykyisestä asunnosta,
  • tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta, tulo- ja varallisuustiedot, luotto-, velkajärjestely- ja perintään liittyvät tiedot,
  • edunvalvonta ja alaikäisen hakijan huoltajatiedot,
  • maksusitoumuksen tai takauksen antaneen henkilön tiedot,
  • oleskeluluvan voimassaoloon liittyvät tiedot sekä
  • muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot.

Vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot kuten

  • vuokrasopimustiedot, vuokran maksamiseen liittyvät tiedot, vuokravakuustiedot,
  • asiakkuuteen liittyvät viestit ja muu yhteydenpito sekä
  • toimenpiteet sekä vuokrasuhteen päättämiset, pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen tai vakuuden palautukseen liittyen.

Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi:

  • asumisneuvonnan asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten asiakkaan elämäntilanne ja asumiseen liittyvä palveluverkosto,
  • mahdolliset asumisen tukeen liittyvät asiakirjat kuten esimerkiksi haastattelulomakkeet, tukitahojen tekemät puoltolausunnot, tukisuunnitelmat, tukitahon yhteystiedot ja yhteistyösopimukset,
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot,
  • suoramarkkinointiluvat ja kiellot,
  • turvakiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vuokra-asuntohakemuslomake ja vuokrasopimus.

Tietoja päivitetään mm. asiakkaan itse luovuttamista tiedoista sekä vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei luovuteta Y-Säätiö -konsernin ulkopuolelle, poislukien vuokrasuhteen hoitamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyen Y-Säätiö-konsernin sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella hänen palveluverkostolleen ja tukitahoille.

8. Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto/ säilytyspaikka ja suojaaminen

  • Aineisto on suojattu ja se arkistoidaan luotettavasti lukitussa tilassa.
    Vuokra-asuntohakemuksia ja vuokrasopimuksia säilytetään lukittavissa tiloissa. Aineistoa pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut henkilöt.

Digitaalinen aineisto/ rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus

  • Tietoihin on pääsy vain nimetyillä Y-Säätiö-konsernin nimeämillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa, ja pääteyhteydet tapahtuvat Y-Säätiön suljetussa ja suojatussa verkossa. Internet-yhteys on suojattu (sertifikaatti).

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu sekä oikeus pyynnöstä saada itseään koskevista tiedoista ja asiakirjoista kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopiot ovat maksuttomia kerran vuodessa. Seuraavista kopiopyynnöistä veloitamme 30 €/kerta.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyynnön voi tehdä myös henkilökohtaisesti asiakaspalvelussamme.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.