Sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Tietoa sidosryhmille henkilötietojen käsittelystä
Y-Säätiö-konsernissa käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on kiinteistöliiketoiminnassa ja muussa konsernin toiminnassa välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme tietojasi ja mitkä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeutesi. Kun tarvitset lisätietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä asiakaspalveluumme.
Y-Säätiö-konsernilla tarkoitamme Y-Säätiötä, Kiinteistö Oy M2-Koteja ja muita konsernin yhtiöitä. Käytämme tässä selosteessa niistä yhdessä nimitystä Säätiö. Vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Henkilöstömme on perehdytetty tietosuoja- ja tietoturva-asioihin. Olemme allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista. Mikäli tarvitset yksityiskohtaisempia ohjeita oman asiasi selvittämiseksi, asiakaspalvelumme auttaa.
Rekisterinpitäjä
Y-Säätiö sr
Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteystiedot
Rekisteristä vastaa säätiön tietosuojavastaava Timo Mutalahti.
Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa asiakaspalveluun.
Rekisterin nimi
Y-Säätiön sidosryhmärekisteri (jäljempänä rekisteri).
Rekisteri koostuu alla mainituista osarekistereistä.
- Hankintaosarekisteri, joka sisältää palvelujen ja tuotteiden tarjoajia ja toimittajia koskevia henkilötietoja.
- Kumppanuusosarekisteri, joka sisältää yhteistyökumppaneita ja viranomaisia koskevia henkilötietoja.
- Markkinointi-, myynti- ja viestintäosarekisteri, joka sisältää henkilötietoja esimerkiksi tilaisuuksiin kutsuttavista henkilöistä, markkinoinnin ja viestinnän vastaanottajista ja Säätiön toimintaan kiinnostuksensa osoittavista henkilöistä.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Käsittelemme henkilötietojasi siltä osin kuin se on välttämätöntä sopimus- ja yhteistyösuhteiden sekä lakien ja määräysten velvoitteiden hoitamiseksi. Säätiön perustehtäviin kuuluu myös asunnottomuuden vähentämiseksi tehtävä vaikuttamistyö, joten käsittelemme myös toiminnastamme ja tilaisuuksistamme kiinnostuneiden tietoja. Tarvitsemme henkilötietojasi ensisijaisesti yhteydenpitoa varten sekä keskinäisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi. Käytämme tietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
- sopimus- tai yhteistyösuhteen vastuiden toteuttamiseen,
- lakisääteisten ilmoitus- tai tarkastusvelvollisuuksien ja vaatimusten täyttämiseen,
- erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien kutsuihin, järjestämiseen ja arviointiin,
- viestintään ja markkinointiin,
- muuhun Säätiön oikeutetun edun toteuttamiseen.
Lisäksi käytämme yleisellä tasolla henkilötietoja palveluidemme kehittämiseksi vastaamaan paremmin sidosryhmiemme ja organisaatiomme tarpeita. Tutkimuskäyttö on tarkoin ohjeistettu ja siinä tiedot joko anonymisoidaan tai pseudonymisoidaan. Käytämme henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin ja markkinoinnin tarkentamiseksi sidosryhmiä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään osittain automaattisesti, mutta yksinomaan automaattisen käsittelyn tai profiloinnin perusteella emme tee asiakkaiden oikeuksia ja velvoitteita koskevia päätöksiä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen kussakin sidosryhmäroolissa. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot
nimi, yhteysosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sidosryhmäorganisaatio
Mahdolliset lisätiedot
- titteli tai arvonimi, työnantaja, yritys tai opiskelupaikka yhteystietoineen,
- tilaajavastuulain sekä rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden edellyttämät tiedot, kuten henkilötunnus, veronumero, liiketoimintakiellot,
- ennakkoperintärekisteriin kuulumattoman palkkionsaajan henkilötunnus, kotiosoite ja pankkiyhteys,
- tietojärjestelmien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät yksilöinti- ja lokitiedot.
Järjestelmiin voi tallentua ysaatio.fi ja m2kodit.fi -sivustoilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi keräämisperusteen mukaisesti määritellyn ajan. Aika määräytyy sen mukaan, mikä on eri tietojen osalta lainsäädännön, viranomaismääräysten tai sopimuksen perusteella välttämätöntä. Poistamme tiedot, kun niiden käsittelyyn ei ole enää oikeutettua perustetta. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme kerätä henkilötietojasi edustamaltasi sidosryhmältä (työnantaja, kollega, pääurakoitsija, muu yhteistyötaho tai julkinen tietolähde). Erilaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin kutsuttavien tietojen kerääminen voi perustua myös kolmannen osapuolen suositteluun. IP-osoite- ja evästetiedot voivat tallentua Säätiön internetpalvelujen käytön yhteydessä.
Tietojärjestelmien käytön hallintaa varten kerättävät tiedot saamme sinulta tai työnantajaltasi. Lokitiedot tallentuvat automaattisesti, kun käytät Säätiön tietojärjestelmiä.
Silloin kun meillä on oikeus ja velvollisuus tarkistaa luotto- ja maksukäyttäytymistietojasi, keräämme niitä mm. Suomen Asiakastieto Oy:n, Tilaajavastuu.fi:n sekä toiminnanohjausjärjestelmä Tampuurin rekistereistä. Säätiö voi päivittää yhteystietoja, puhelinnumeroita ja muita henkilötietoja myös muista luotettavista, kolmansien osapuolien tarjoamista maksullisista tai maksuttomista tietolähteistä.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Emme pääsääntöisesti luovuta tietojasi Säätiön ulkopuolelle. Poikkeuksena on tietojesi luovuttaminen Säätiön lukuun toimiville yhteistyökumppaneille siltä osin, kuin ne välttämättä tarvitsevat tietojasi palveluidemme toteuttamiseksi. Poikkeuksena ovat myös tiedot, joiden luovuttamiseen on lainsäädäntöön perustuva oikeus tai velvollisuus. Tällaisia ovat muun muassa viranomaistarkastukset. Voimme luovuttaa tietojasi muillekin tahoille kirjallisella nimenomaisella suostumuksellasi. Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETAn alueiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Noudatamme henkilötietojesi suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä Säätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
Säilytämme manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Säätiön nimeämillä henkilöillä, joille annetaan määräaikainen henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Tiedot on talletettu lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Jos niissä on virheitä, voit pyytää niitä korjattavaksi. Sinulla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi (oikeus tulla unohdetuksi), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteiseen tai muuhun Säätiön oikeutettuun etuun. Saat tarvittaessa asiakaspalvelustamme yksityiskohtaisempia ohjeita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen.
Sinulla on oikeus saada tietosi siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Voit kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin tai tutkimuspyyntöjä varten. Evästeiden käytön kieltämisellä ei ole vaikutusta nettisivustojen käyttöön.
Lisäksi sinulla on oikeus saada oikeuksiesi toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Ratapihantie 9, 00520 Helsinki.
Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voit tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Säätiön asiakaspalveluun. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian. Voit käyttää tarkastusoikeuttasi kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyyntösi olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos esittäisit niitä toistuvasti tai jos pyytäisit useampia jäljennöksiä, perimme pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun 50 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.